淺談專案管理

壹、何謂專案管理  

1. 『專案』根據美國專案管理學會(PMI)的定義：「是指一項暫時性的任務、配置，以開創某獨特性的產品或服務。」 

2. 『專案管理』根據美國專案管理學會(PMI)的定義：「...應用知識、技能、工具與技術來規劃活動，以達成專案的需求。」  

3. 專案管理是藝術也是科學。藝術構面與人際構面有緊密結合也就是領導眾人的事務，科學構面包括對流程工具與技巧的掌握。  

每一個專案都有其執行的時間而在這個時間內專案有其生命週期約略分為：  

1. 起始階段：定義出專案的需求，並釐清與描述對此需求的適當回應。  
2. 規劃階段：儘可能的詳細發展專案的解決之道。  
3. 執行階段：持續監控進度，同時在實際狀況與原並計畫有所出入時，適當地進行調整與記錄。  
4. 結案階段：驗證該專案是否滿足原本的需求。   

組成一專案進行管理有其目的，希望透過組織內不同單位人員的臨時性編組來達成「追求資源效率的極大化」，亦即：  

1. 如期達成或縮短時程達成。

2. 在預算成本內或更少成本達成該專案或更少。  
3. 產出物性能達到預期目標或比預期更優。  
4. 產出物的品質達到預期目標或比預期目標更好。  

貳、專案管理控制項目  
1.專案時程管理控制  
為了掌控整個專案進度的執行狀況，讓專案如期的達成，並且依執行狀況適度調整執行進度。  
a. 甘特圖  
b. Microsoft Project  
c. Gantt Project(免費軟體)  
d. Micro Outlook裡的工作項目  
e. 利用EXECL軟體記錄時程進度  

管理時程掌控不佳造成進度的延遲外，若是有關商品的退出甚至會影響到企業的營收(如圖)，時程掌控非常重要的。  

圖：時程延遲對專案之影響

 2.專案預算  

專案的成立的起始階段即需編列該專案的預算，以預估此專案的花費成本，而其實施原則有如下幾點： 
a.效率化原則。  
b.質量管理原則。
c.彈性管理原則。  
而其預算管理可採去如下之方式進行管控：  
a.月度別管理。  
b.階段別管理。  
專案預算管理工具：  
a.專案預算管理報告表。  
b.專案報告表。   
3.專案成本控制管理  
公司已針對新開發案，在開發計畫書中即要編列開發預算，財會單位依該專案成立專案收集費用號。 
A. 成本結構的展開(Cost design in) 。  
B. 追求產品的機能成本。  
C. 透過設計審查進行成本管理。  
D. 善用VA/VE工程技術。  
E. 實施成本計畫。  
F. 品質成本之管理。  
G. 環保成本之管理。  

4.專案之品質管理  
針對品質管理可從產品研發品質的保證、設計品質的認知與驗證管理三方面展開：  
(1) 研發品質的保證  
a. 品質設計。  
b. 落實可靠性設計。  
c. 做好設計審查。  
d. 完善的設計驗證程序(DVT) 。 
e. 嚴謹的品質保證測試(QAT)：善用品質品質設計管理手法、品質機能的展開(QFD)。  
f. B.故障失效模式解析(FMEA&FTA) 。  
g. 嚴謹的問題解決確認。  
h. 材料及供應商的可靠性管理。  
i. 確實做好量產準備活。  
(2) 專案設計品質的認知  
a. 規格要求之達成度。  
b. 易製化的設計。  
c. 誤操作的防止。  
d. 賣點(Selling Point) 。  
e. 技術前瞻性、延展性、擴張性。  
f. 製品安全性。  
g. 良好的可靠性。  
(3) 專案設計驗證的管理  
a. 決定試驗的模式與方法。  
b. 試驗設備的準備。  
c. 決定參與試驗的人員。  
d. 準備試驗所需的表格：Data sheet、Problem sheet、Trouble shooting sheet、管理報表、DVT實施手冊。  
e. 試驗用材料的品質確認。  
f. 試驗前的準備會議與教育訓練。  
5.專案合約管理  
(1).什麼樣的專案需要合約管理？→客戶指定之特殊機種或機能開發。  
(2).為何需要合約管理？→確保雙方權益與履行義務。  
(3).專案合約之必要內容與注意事項→產出物需求項目、交期、延期交貨罰責...等。

6.專案組織與團隊管理  
組織管理的重點首重：  
1. 激勵：包括自我激勵與成員的激勵。  
2. 紀律考核：包括專案團隊的考核、成員的考核，以維持組織的效率及紀律。  

3. 溝通協調：主要目的為尋求共同目標、求取有限資源的最佳配置、確保專案績效、協調因組織差異所產生的衝突。  

4. 衝突管理：透過衝突管理激發潛能、喚醒組織活力、突顯問題提供診斷價值訊息，但應避免造成負面效應影響組織目標、個人身心健康。  

5. 透過團隊管理維持組織活力。  

參、專案管理重點  
執行專案實之管理重點有如下建議：  
1. 善用專案會議、各類管理工具與IT工具。  
2. 不讓成員閒置、減少勞役不均現象。  
3. 善用檢討及問題解決方法。  
4. 查檢工作要確實與嚴謹且要書面化。  

肆、如何成為成功的專案管理者  
1. 關心每件事，但不要被任何事絆住。  
2. 不要等別人告訴你該做些什麼。  
3. 做決策時應考量到技術、人員與業務。  
4. 學會如何利用模糊、不完美或不完整的資訊來做決策。  
5. 學會該向誰、何時以及如何取得協助。  

伍、專案管理成功評價：  
1. 是否達成所設定的成本、時程與績效目標？  
2. 該專案的管理模式是否有效？  
3. 是否達成所想要的結果，同時讓顧客感到滿意？  
4. 組織是否有所收穫，並藉助經驗讓未來的專案做的更好？  

陸、結語  

專案管理目前在美國與大陸正如火如荼推動，而國內也有推動單位在執行，可能是因為政經、企業環境的忽視所以不是很熱門，希擷取可以適合我們的知識、經驗、方法來加強工作的推動。  

「學」了要用，用了才會「會」，「會」了要有意願，才能把事情做「對」。 

柒、參考文獻  
1. 專案控制與管理技巧---中國生產力中心訓練教材  
2. 專案管理---麥格羅希爾

作者：劉益伸